Cải tiến quy trình là một yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đưa ra rất nhiều những tiêu chí để thay đổi, để cải tiến, nhưng đôi khi kết quả đem lại không được như ý. Khi các giải pháp cải tiến quy trình thiếu hiệu quả, dẫn đến việc vấn đề không được giải quyết triệt để, không thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng. Từ đó khiến giảm lợi nhuận và tăng chi phí.
Vậy những sai lầm thường gặp khi cải tiến quy trình là gì ?
- Không tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Mọi thành viên trong tổ chức dù đều có mong muốn cải thiện quy trình và giải quyết triệt để các vấn đề, thế nhưng giải pháp cần được đưa ra dựa trên dữ liệu. Thu thập dữ liệu phù hợp và phân tích quy trình để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề là rất quan trọng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp chỉ giải quyết các biểu hiện của vấn đề, nó chỉ tạm thời che giấu vấn đề. Nó giống như việc bơm hơi vào lốp bị xẹp mỗi ngày nhưng không nhìn kỹ hơn để thấy đinh trong lốp thoát khí ra ngoài.
May mắn thay, việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề không khó. Doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách chọn được thành phần tham gia phù hợp, nghiên cứu quy trình và thu thập dữ liệu phù hợp.
Một công cụ đơn giản mà doanh nghiệp có thể sử dụng được gọi là “5Whys” – 5 Tại sao. Để đi sâu vào các triệu chứng từng có của một vấn đề, chỉ cần hỏi “tại sao” năm lần cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn. Dưới đây là một ví dụ về cách sử dụng 5Whys:
Dấu hiệu: Khách hàng không hài lòng
Tại sao? Dịch vụ chậm.
Tại sao? Đơn đặt hàng thức ăn bị trễ.
Tại sao? Đầu bếp không nấu ăn.
Tại sao? Anh ấy đang bận rửa bát.
Tại sao? Hết đĩa. (Nguyên nhân gốc rễ!)
- Thành phần tham gia không phù hợp
Vấn đề thường gây ảnh hưởng đến mọi người, điều đó làm họ lầm tưởng rằng giải pháp của riêng mình sẽ có hiệu quả với vấn đề đang gặp phải.
Nếu doanh nghiệp triển khai các biện pháp mà thành phần trong nhóm cải tiến không thực sự phù hợp, cải tiến sẽ không thành – và tệ hơn, các giải pháp đã triển khai có thể hoàn toàn sai nếu chúng không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Khi bắt đầu các nỗ lực cải tiến quy trình, điều quan trọng là phải có sự tham gia của những người tham gia vào quy trình. Tốt nhất nên bao gồm những người:
Thực tế đang làm việc trong quy trình (một phần hoặc toàn bộ).
Khách hàng của quy trình.
Các bên liên quan của quy trình.
Có được cái nhìn sâu sắc từ những người liên quan với quy trình giúp mọi người hiểu chính xác vấn đề và quy trình. Điều này làm cho nguyên nhân gốc rễ dễ dàng xác định hơn và đảm bảo các giải pháp phù hợp được thực hiện.
Khi các giải pháp cải tiến quy trình thiếu hiệu quả, dẫn đến việc vấn đề không được giải quyết triệt để, không thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng. Từ đó khiến giảm lợi nhuận và tăng chi phí.
- Không xây dựng văn hóa giải quyết vấn đề
Để giúp đảm bảo các nỗ lực cải tiến quy trình của doanh nghiệp được thành công, các tổ chức phải xây dựng một nền tảng vững chắc về sự thật, lòng tin và sự minh bạch. Những yếu tố này sẽ xây dựng một nền văn hóa giải quyết vấn đề, mở đường cho các tổ chức tồn tại và phát triển trong nền kinh tế toàn cầu ngày càng cạnh tranh hiện nay.
Sự thật: Cùng nhau tìm kiếm sự thật bằng cách tổng hợp lại các vấn đề, nghiên cứu quy trình, phân tích dữ liệu và xác định (các) nguyên nhân gốc rễ.
Tin tưởng: Xây dựng lòng tin với các chuyên gia về chủ đề trong và xung quanh quy trình để hợp tác đưa ra các giải pháp tốt nhất.
Tính minh bạch: Tìm kiếm và phản ánh những phản hồi trung thực, mang tính xây dựng để xây dựng mối quan hệ bền chặt và tạo sự liên kết để thực hiện thay đổi dễ dàng hơn.
Hãy là người thay đổi
Thật khó để thay đổi
Ngay cả những chuyên gia cải tiến quy trình giàu kinh nghiệm nhất cũng phải đối mặt với những vấn đề khiến họ quên mất rằng họ đã giúp mọi người cải thiện trong nhiều thập kỷ. Nhưng chúng ta phải nhớ rằng tất cả chúng ta đều phải đối mặt với những vấn đề hàng ngày – dù lớn hay nhỏ – mà chúng ta có thể cùng nhau vượt qua.
Thay đổi bắt đầu từ bên trong. Để tạo ra làn sóng cải tiến rộng rãi, chúng ta phải bắt đầu từ quy mô nhỏ. Mỗi cải tiến nhỏ tạo ra hiệu ứng gợn sóng xây dựng văn hóa giải quyết vấn đề, và điều này phụ thuộc rất nhiều vào ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Theo: Forbes